Sekilas Fungsi Pada Microsoft Excel : Penggunaan Fungsi

Microsoft Excel merupakan software yang biasa digunakan sebagai pengolah data. Software ini mungkin lebih sering digunakan pada bidang akuntansi atau keuangan, meski tidak selalu. Dalam Excel terdapat beberapa bagian yang perlu kita ketahui, yaitu :

Cell / Sel dan Book

Cell / sel merupakan tempat dimana data diletakkan. Sel umumnya berbentuk persegi panjang. Sel merupakan tempat utama kita melakukan proses di Excel. Sementara itu, Book merupakan halaman utama dari Excel. Book terdiri dari serangkaian sel dan bisa kita temukan pertama kali saat kita membuka Excel

Sheet

Sheet atau halaman merupakan bagian dari Book. Konsep ini sama dengan buku pada umumnya. Fungsi sheet adalah agar pengguna bisa mengerjakan tugasnya tanpa bercecer meski topik berbeda.

Row and Column

Column merupakan kumpulan sel dalam satu kolom atau arah vertikal. Kolom biasanya ditandai dengan huruf.

Row adalah kumpulan sel dalam satu baris atau arah horizontal. Baris biasanya ditandai dengan angka.

Pada Excel terdapat fungsi yang bisa digunakan untuk mempermudah pekerjaan, yaitu :

Fungsi SUM

 

Fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan data dalam range/jarak sel tertentu

Fungsi AVERAGE

 

Fungsi yang digunakan untuk mencari nilai rata-rata

Fungsi MAX

 

Fungsi yang digunakan untuk mencari nilai terbesar

Fungsi MIN

 

Fungsi yang digunakan untuk mencari nilai minimal

Fungsi COUNT

 

Fungsi yang digunakan untuk menghitung berapa data yang ada pada range sel tertentu

Fungsi IF

 

Merupakan fungsi logika. Fungsi ini digunakan untuk melakukan analisa terhadap sebuah data, lalu memberikan jawaban sesuai input/masukan yang kita inginkan terhadap data tersebut

Fungsi VLOOKUP

Fungsi yang digunakan untuk mencari sebuah data pada kumpulan data tertentu

Fungsi Absolut

Merupakan teknik mengunci sel dengan lambang “$” agar disaat terjadi sebuah operasi perhitungan maka data tidak mengalami perubahan

Contoh penggunaan fungsi dapat diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari. Salah satu contohnya adalah saat melakukan perhitungan pajak.

Dimisalkan A memiliki pajak sebesar 1.250.000 dan B memiliki pajak sebesar 850.000 pada tahun 2010. Setiap tahunnya pajak A bertambah 8% dari tahun sebelumnya dan pajak B bertambah 5% dari tahun sebelumnya. Perhitungan pajak untuk setidaknya sampai 2015 dapat dilakukan seperti ini :

Sekilas Fitur pada Microsoft Word : Table of Contents

Table of Contents atau daftar isi adalah hal yang biasa kita temui pada karya tulis yang terdiri lebih dari satu halaman. Microsoft Word memiliki fitur agar kita bisa membuat daftar isi dengan cepat. Langkah yang dapat dilakukan yaitu :

1. Sebelumnya, isi dokumen dengan tulisan berupa bab dan sub-bab yang kita inginkan. Jangan lupa menggunakan page number pada halaman

2. Lakukan pemformatan pada tulisan berupa Heading 1 pada Bab dan Heading 2 pada Sub-bab. Hal ini dilakukan agar terjadi pembedaan pada bab dan sub-bab sehinggan secara otomatis Microsoft Word bisa melakukan deteksi terhadap konten

3. Pisahkan konten sesuai halaman dan kosongkan halaman pertama untuk daftar isi

4. Pada tab “References”, pilih menu “Table of Contents”. Pilih “Automatic table 1” agar daftar isi tercipta secara otomatis

5. Daftar isi telah tercipta secara otomatis

Sekilas Fitur pada Microsoft Word : Page Number

Page Number atau penomoran halaman berfungsi untuk memberikan penomoran pada halaman. Langkah yang dapat dilakukan yaitu :

1. Sebelum melakukan penomoran, di tab “Page Layout”, ada menu “Breaks”. Pilih “Next Page” agar pengaturan halaman satu dan halaman dua berbeda. Hal ini biasa dilakukan saat membuat daftar isi dimana halaman pertama dikhususkan untuk daftar isi.

2. Pilih tab “Insert”

3. Pada tab insert, pilih menu “Page Number”, lalu pilih menu “Bottom of Page” untuk memberikan penomeran di bagian bawah. Saya memilih posisi di bagian bawah pojok kanan halaman.

4. Setelah itu pilih “Format Page Number” untuk melakukan perubahan penomeran

5. Lakukan setting di halaman pertama seperti foto 1 dan di halaman kedua seperti foto 2

Foto 1

Foto 2

5. Hasil akan seperti foto di bawah

Sekilas Fitur pada Microsoft Word : Mail Merge

Tidak dapat dipungkiri, Microsoft Word dari Microsoft merupakan software pengolah kata yang paling banyak digunakan oleh masyarakat Indonesia. Kelebihan dari Microsoft Word adalah fitur-fitur yang tersedia sehingga memudahkan kita untuk melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan pengolahan angka. Berikut beberapa fitur yang ada di Microsoft Word.

Mail Merge (Surat Masal)

Ada kalanya kita diminta atau diharuskan untuk membuat dokumen seperti surat kepada penerima yang lebih dari satu atau sangat banyak. Jika terjadi kasus seperti itu, maka kita harus membuat format pengiriman dengan penerima yang berbeda namun dengan isi yang sama. Fitur mail merge mempermudah kita untuk menuliskan penerima yang berbeda dengan isi yang tetap sama. Contoh penggunaan fitur ini biasanya terdapat pada kolom nama penerima di surat undangan.

Untuk menggunakan fitur ini, langkah yang dapat digunakan yaitu :

1. Ketik format tulisan yang anda inginkan terlebih dahulu

2. Klik tab “Mailings”

3. Pada tab Mailings, terdapat menu “Start Mail Merge”, lalu pilih “Step by Step Mail Merge Wizard” untuk membuat mail merge dari awal

4. Akan muncul sidebar mail merge di sebelah kanan. Pilih format untuk jenis mail merge yang akan dipakai, lalu klik next di bagian bawah untuk selanjutnya bila telah selesai memilih

5. Pilih dokumen mana yang akan diberi mail merge

6. Di sidebar sebelah kanan akan muncul “Create” , klik “Create” untuk membuat mail merge baru

7. Akan muncul menu untuk membuat format baru dari mail merge. Klik “Customize Columns” untuk menyesuaikan pengisian dengan yang kita inginkan

8. Atur kolom sesuai dengan format yang telah kita ketik di awal

9. Setelah melakukan pengaturan, isi kolom yang tersedia dengan data yang kita inginkan. Dalam hal ini yaitu nama serta data dari penerima

10. Simpan data tabel, lalu klik next di pojok bawah kanan

11. Di sidebar yang muncul, pilih “More Items” untuk melakukan input terhadap format yang dituliskan di awal

12. Insert data sesuai dengan posisi format

13. Setelah anda menginput data, di format yang anda ketik diawal akan muncul data-data dari yang anda ketikkan di tabel sebelumnya. Anda bisa mengecek data lainnya di “Preview Your Letters”

 

14. Lakukan penyelesaian pada pembuatan mail merge anda